Merancang Sistem Karier

Perencanaan karier karyawan yang baik tentu membutuhkan sistem yang baik pula. Banyak manfaat yang bisa diambil oleh perusahaan maupun karyawan dari sistem karier yang baik. Tulisan ini menjelaskan mengapa, bagaimana dan apa manfaat dari perencanaan sistem karier.

Salah satu unsur penting dalam manajemen SDM adalah perencanaan karier karyawan. Perencanaan karier karyawan adalah suatu proses yang bertujuan agar karier tenaga kerja dapat dikembangkan sesuai dengan bakat dan kemampuannya sehingga bisa berfungsi dengan baik dan optimal bagi perusahaan.

Program pembinaan karier yang kurang baik dapat menimbulkan keresahan dalam organisasi. Karyawan akan merasa tidak aman, merasa diperlakukan secara tidak jujur, karyawan juga merasa tidak diberi kesempatan yang sama untuk mengembangkan seluruh potensinya untuk kepentingan perusahaan. Selanjutnya karyawan akan merasa kurang puas dengan kebijakan-kebijakan perusahaan, sehingga pada akhirnya akan berdampak negatif pada efektifitas dan efesiensi perusahaan.

Berbagai kondisi yang bertentangan dengan “kebijakan hubungan perusahaan dengan karyawan” serta “ Tujuan dan kebijakan pembinaan” tersebut, perlu dihindarkan demi tercapainya Misi dan tujuan perusahaan secara keseluruhan

Mengapa sistem karier diperlukan

Sesuai dengan penjelasan sebelumnya, salah satu tugas penting manajemen adalah mendayagunakan SDM agar mampu dan mau bekerja secara optimal demi tercapainya tujuan organisasi. Manusia akan mampu dan juga mau bekerja dengan baik bilamana ia ditempatkan pada posisi dan jabatan yang sesuai dengan minat dan kemampuannya; serta bila ia bisa memenuhi berbagai kebutuhannya dengan melakukan pekerjaan itu. Ini berarti bahwa karyawan harus ditempatkan pada jabatan-jabatan yang sesuai dengan minat dan kemampuannya dengan tidak lupa mempertimbangkan upaya pemenuhan kebutuhannya.

Akan tetapi, penempatan karyawan pada jabatan yang sesuai tidak terlalu mudah untuk dilakukan. Penempatan yang sesuai tersebut perlu didasarkan pada pengetahuan yang lengkap tentang karakterisitik karyawan, karakteristik jabatan, dan kesesuaian antara kedua jenis karakteristik tersebut.

Dikaitkan dengan permasalahan yang telah dijelaskan, perumusan sistem karier dapat membawa beberapa manfaat berikut :

1. Semua karyawan dapat memperoleh kesempatan yang sama dan memadai untuk mengembangkan keterampilannya, mempelajari hal-hal yang baru, dan juga memperluas wawasannya, sesuai dengan kemampuan masing-masing.

2. Seluruh karyawan dapat dikembangkan menurut jalur yang tepat sesuai minat dan karakteristiknya sehingga karyawan dapat ditempatkan pada posisi yang sesuai dengan minat dan karakteristiknya tersebut. Hal ini dapat menumbuhkan rasa puas dan rasa aman, menciptakan iklim kerja yang sehat sehingga menurunkan turn-over dan memperbaiki prestasi kerja karyawan.

3. Pengembangan karyawan dapat berjalan secara baik,komprehensif dan lancar sehingga semua tingkatan dalam organisasi mulai dari tingkat pelaksana hingga pimpinan puncak dapat diisi dengan karyawan berkemampuan handal.

Manfaat sistem karier bagi karyawan dan perusahaan

Dalam manajemen SDM, perencanaan karier temasuk sebagai program pembinaan tenaga kerja. Tujuan kegiatan pembinaan ini adalah memelihara (maintain) karyawan dengan cara mengembangkannya, sesuai dengan bakat dan kemampuannya, agar bisa berfungsi dengan baik dan optimal bagi perusahaan.

Fungsi pembinaan ini biasanya merupakan tanggung jawab langsung dari para pimpinan perusahaan, dan bilamana diterapkan dengan baik akan dapat membangkitkan gairah kerja dan memberikan kapuasan kerja di kalangan karyawan yang pada akhirnya juga akan memberikan keuntungan bagi perusahaan.

Sebagai pembina, manajer bertanggung jawab untuk mengembangkan pengetahuan dan keterampilan bawahannya, sehingga bawahan menjadi lebih cakap dan terampil, lebih tinggi kualifikasinya dan diharapkan suatu saat kelak dapat menggantikan posisi manajer serta membantu pengembangan perusahaan. Tugas membina ini merupakan tugas yang penting dan berat, sebab dari penelitian diperoleh data bahwa seorang supervisor yang dikatakan berhasil menggunakan 30-40% dari waktunya untuk melakukan pembinaan terhadap bawahannya.

Bagi karyawan maupun perusahaan, sistem karier dapat memberikan manfaat sebagai berikut :

1. Bagi karyawan

· Mengembangkan potensi kemampuan dan keterampilannya.

· Mengetahui jalur pengembangan karier karyawan dalam organisasi

· Mendapat pelatihan yang sesuai dengan arah pengembangan kariernya.

2. Bagi Perusahaan

· Mengendalikan tingkat keluar-masuk (turn over rat)

· Membantu terlaksananya program kaderisasi

· Mengetahui dan mengantisipasi keinginan dan bakat tenaga kerja

· Mengetahui sejak awal tenaga kerja yang kurang/tidak terampil, juga tenaga kerja yang tidak produktif, sehingga dapat diambil tindakan segera.

Perancangan Sistem Karier

Proses perancangan sistem karir diawali dengan perancangan jalur karier (career path) kemudian dilanjutkan dengan perancangan program kaderisasi. Proses perancangan karier dapat dijelaskan berikut ini :

1. Perancangan Jalur Karier

Jalur karier (career path) adalah jalur yang menghubungkan satu posisi dengan posisi yang lain. Secara visual, jalur karier menunjukkan keterkaitan antara suatu jabatan dengan jabatan lainnya. Jalur karier dikaitkan berdasarkan jabatan yang memiliki posisi. Ini berarti jalur karier mengarahkan karier pegawai berdasarkan urutan jabatan/profesi/posisi dengan pertimbangan “kemiripan,kesesuaian dan keterkaitan” task dan requirment pada posisi serta hirarki jabatan.

Proses yang paling rumit pada tahap ini adalah proses menentukan posisi yang “serupa “ dan mencari posisi-posisi yang memiliki “kemiripan,kesesuaian dan keterkaitan” sehingga sampai terbentuk jalur karier.

Jalur karier disuatu perusahaan pada dasarnya diterapkan berdasarkan hubungan logis antara jabatan-jabatan yang ada, dilihat dari :

· Isi tugas-tugas yang dijalankan

· Hirarki posisi di dalam struktur organisasi

· Jenis tugas (Struktural atau fungsional)

Untuk menyederhanakan penyusunan jalur karier, semua posisi pada level yang sama yang memiliki kemiripan atau kesamaan dalam faktor-faktor diatas dikelompokkan ke dalam satu jabatan.

Hubungan antar jabatan yang dikaitkan dengan isi tugas-tugas dapat diperiksa melalui persyaratan jabatan dan faktor kritis fungsi. Persyaratan jabatan adalah kumpulan kualifikasi dan tingkat penguasaan (proficiency) yang harus dimiliki oleh seseorang agar dapat menjalankan tugas-tugas pada jabatan tersebut. Faktor kritis fungsi yang merupakan kunci keberhasilan fungsi dalam menjalankan perannya dijadikan pertimbangan dalam memeriksa antara jabatan-jabatan yang berbeda direktorat.

Hirarki jabatan di dalam struktur organisasi dijadikan dasar untuk memeriksa apakah perpindahan (perumusan jalur) tersebut pada level yang sama atau pada level yang berbeda.

Jenis tugas (struktural dan fungsional) menentukan pertimbangan aspek keserupaan yang diperiksa. Pada jabatan struktural, semakin tinggi level jabatan, semakin memperhatikan keserupaan tugas dan persyaratan jabatan yang menyangkut aspek substansi.

Disamping hubungan logis seperti diatas, jalur karir dirumuskan dengan mempertimbangkan pula kebijakan manajemen. Meskipun sesuatu tidak dapat ditarik antara dua jabatan yang tidak mempunyai hubungan logis, manajemen dapat menetapkan suatu jalur atas dasar pertimbangan strategis.

Hasil perancangan jalur karier dapat berupa diagram jalur karier yang menggambarkan jabatan-jabatan yang dapat dicapai dari setiap jabatan di dalam perusahaan dan jenjang untuk mencapainya.

2. Perancangan Program Kaderisasi

Program kaderisasi dirumuskan setelah rancangan jalur karier terbentuk. Melalui program kaderisasi ini, jika dalam organisasi terdapat jabatan kosong yang perlu diisi, maka dapat diketahui karyawan-karyawan yang sesuai untuk menempati jabatan tersebut. Dari sudut pandangan karyawan, program kaderisasi dapat memberikan keterangan mengenai kemungkinan promosi atau mutasi yang dapat dialami oleh seseorang karyawan. Dengan adanya keterangan tersebut perusahaan dapat mempersiapkan karyawan yang bersangkutan agar siap dan memiliki kualifikasi individu yang sesuai dengan jabatan yang baru, sehingga perpindahan-perpindahan karyawan dapat dilakukan tanpa mengurangi efektifitas organisasi.

Program kaderisasi atau succession plan disusun untuk memeriksa dan menyiapkan kandidat karyawan untuk mengisi posisi atau jabatan yang ada dalam perusahaan. Pemeriksaan yang dilakukan pada dasarnya adalah pemeriksaan kesesuaian kualifikasi individu (karyawan) dengan rumusan kualifikasi yang dipersyaratkan pada suatu posisi atau jabatan tertentu. Pemeriksaan kesesuaian tersebut akan menunjukkan :

1. Individu atau karyawan mana yang paling sesuai untuk dicalonkan menempati suatu posisi atau jabatan.

2. Kemampuan atau kualifikasi apa yang perlu ditambahkan oleh kandidat agar sesuai dengan persyaratan posisi atau jabatan.

Perancangan program kaderisasi yang dilakukan dalam pekerjaan ini terutama difokuskan pada perumusan kualifikasi yang dipersyaratkan pada setiap posisi atau jabatan dalam organisasi. Kualifikasi yang dipersyaratkan oleh posisi atau jabatan ini disebut juga sebagai kualifiaksi posisi. Sisi lainnya, yaitu rumusan mengenai kualifikasi individu. Rumusan kualifikasi individu disesuaikan dengan rumusan kualifikasi yang dipersyaratkan oleh posisi atau jabatan.

Untuk keperluan program kaderisasi ini, rumusan kualifikasi posisi dirancang sedemikian rupa sehingga mampu membedakan posisi dalam arah vertikal maupun horisontal. Dalam arah vertikal, berarti persyaratan jabatan pada suatu posisi dapat diperbandingkan dengan posisi-posisi pada level yang lebih rendah atau lebih tinggi. Dalam arah horisontal, berarti persyaratan jabatan pada suatu posisi dapat diperbandingkan dengan posisi-posisi lain pada level jabatan yang sama.

Proses perancangan jalur Karier dan program kaderisasi suatu organisasi dilakukan sesuai tahapan-tahapan yang ditunjukkan pada gambar 1. dibawah ini :

Gambar 1. Tahapan Perancangan Jalur Karir dan Program Kaderisasi

VERIFIKASI

VERIFIKASI

Penutup

Tulisan ini mencakup dua jenis perumusan utama yaitu perumusan jalur karier

Pengelolaan posisi berdasarkan struktur organisasi, proses bisnis dan data empirik tentang promosi/perpindahan karyawan

(career path) dan Program Kaderisasi (succesion plan). Rekomendasi bagi kedua jenis perumusan tersebut diuraikan berikut ini.

Pemanfaatan jalur karier dan program kaderisasi dalam pengelolaan SDM di suatu organisasi perlu mempertimbangkan keserasian kedua jenis rumusan tersebut dengan berbagai perangkat lainnya yang biasa digunakan dalam pengelolaan organisasi.

Kerena itu, secara umum pemanfaatan rumusan jalur karier dan program kaderisasi diusulkan untuk dilakukan dengan pewrhatian khusus terhadap beberapa hal berikut :

1. Rumusan jalur karier dan program kaderisasi hendaknya diperlakukan sebagai alat bantu dalam mengambil keputusan (decision support system), yang menunjukkan arah pengambilan keputusan. Keputusan akhir yang akan diambil, perlu ditetapkan dengan mempertimbangkan berbagai masukan lain seperti kebijakan pimpinan, strategi perusahaan, dan sebagainya.

2. Apabila rumusan jalur karier dan program kaderisasi merupakan perangkat baru dalam pengelolaan SDM di suatu organisasi, maka perlu dilakukan persiapan khusus untuk implementasi dalam kegiatan, yaitu sebagai berikut :

· Perlu ditetapkan pengelola kedua jenis rumusan tersebut dalam organisasi

· Para pengelola kedua jenis rumusan tersebut perlu disiapkan, misalnya melalui pelatihan untuk memahami cara penggunaan kedua rumusan tersebut secara baik. Di pihak lain, keberhasilan kedua rumusan tersebut juga perlu diperkenalkan kepada semua pihak lain dalam organisasi.

· Pengelola kedua jenis rumusan tersebut juga perlu memperhatikan pemeliharaan serta penyempurnaannya, sehingga karakteristiknya menjadi benar-benar sesuai dengan kondisi aktual.

· Pengelola SDM harus mampu menangani perubahan jalur karier maupun data pendukung rencana kaderisasi jika dilakukan perubahan struktur organisasi.

3. Rancangan jalur karier dan program kaderisasi ini erat sekali kaitannya dengan sistem pengelolaan SDM lainnya seperti Perencanaan SDM,Performance appraisal (PA), Sistim imbalan, Kultur organisasi dan lain-lain. Karena itu, akan lebih lengkap jika dikembangkan pula perencanaan SDM yang baik untuk melengkapi implementasi kedua jenis rancangan yang diusulkan tersebut.