“Change Management”

Perbaikan adalah perubahan terencana menuju kepada sesuatu yang lebih baik. Namun perubahan berwajah ganda,dapat berwajah manis yang mengarah kepada perbaikan,tetapi juga dapat berwajah kurang ramah yang mengarah kepada kemunduran. Perubahan harus direncanakan dan dikelola (managing planned change) jika dimanfaatkan sebagai alat pengembangan perusahaan.

Titik awal adalah adanya kesadaran untuk melakukan perubahan (change awarness), yang harus disuntikan kesegenap jajaran kunci organisasi melalui sebuah change awarness program. Perubahan adalah suatu proses pembelajaran,menggantikan yang lama dengan yang baru. Tanpa kesadaran ini program perubahan akan tersendat,karena rapuhnya landasan komitmen terhadap perubahan. Perlu ditumbuhkan komitmen yang tinggi, serta ‘memanajemeni’ sindrom kecemasan. Ibarat menyebrang jembatan ketemu katak disangka buaya. Baru melangkah sedikit dan menghadapi resistensi dalam bentuk ketidaksetujuan (yang sudah harus diantisipasi sebelumnya) tidak meneruskan tetapi malah menyalahkan perubahannya.

Berikutnya adalah program visioning, yaitu membuka jendela masa depan dengan menciptakan visi yang jelas dan terfokus, yang akan menuntun arah perubahan kearah yang tepat.

Terdapat tiga kaidah perubahan:

1. Kaidah pertama adalah Law of Native. Perubahan yang dilakukan harus melibatkan seluruh organisasi. Segenap impian yang terkemas dalam visi organisasi harus meresap kedalam sanubari anggota organisasi dan membuahkan komitmen.

2. Kaidah kedua,adalah Law of Chaos. Sesuatu yang harus disadari, bahwa dalam setiap perubahan pasti timbul kekacauan. Organisasi harus menerima fakta ini dan memiliki strategi yang tepat untuk mengelola kondisi tersebut.

3. Kaidah ketiga adalah Law of Eden. Kegiatan perubahan membutuhkan peran teladan positif yang memiliki kompetensi dan komitmen tinggi.

Secara garis besar perubahan mempunyai tiga tahap :

1. Tahap pertama adalah persiapan perubahan,ketika perusahaan melakukan evaluasi mendalam mengenai kondisi internal dan eksternal. Diperlukan peran konsultan sebagai Change strategist, yang dapat melihat permasalahan secara objektif untuk menentukan arah perubahan,mengembangkan strategi perubahan,serta kerangka kerja pelaksanaan aktivitas perubahan. Strategi yang ditetapkan mengikutsertakan contingency plan dan menyisakan ruang fleksibilitas.

2. Tahap kedua adalah implementasi, yang harus disertai kemantapan dan kecepatan untuk mendorong dimulainya aktivitas perubahan. Aktivitas perubahan berlangsung dalam situasi dan kondisi yang juga berubah,sehingga dibutuhkan kecepatan dan fleksibilitas dalam derajat tertentu.

Implementasi perubahan memerlukan komitmen yang tinggi karena seringkali terdapat ketidakjelasan hasil dalam masa-masa tertentu. Perusahaan perlu menyeimbangkan antara fokus pada hal-hal yang bersifat teknis dengan budaya perusahaan. Budaya perusahaan memegang peran penting dalam proses perubahan dan mencegah terjadinya pseudo change, yang hanya menyentuh permukaan dan bersifat temporer.

Implementasi perubahan perlu dilaksanakan dalam jangka waktu yang tepat,karena jika berlangsung dalam jangka waktu yang terlalu lama, hasil yang disasarkan tidak tercapai atau tidak sesuai lagi untuk situasi dan kondisi yang dihadapi. Sebaliknya perubahan yang terlalu banyak dalam waktu yang terlalu singkat akan menimbulkan kekacauan arah bagi para pelaku aktivitas perubahan serta menurunkan peluang keberhasilan.

3. Tahap yang terakhir adalah pengelolaan hasil perubahan. Justru tantangan yang lebih besar akan dihadapi perusahaan dalam masa ini. Bagaimana mempersiapkan seluruh sumber daya perusahaan untuk memanfaatkan hasil perubahan bukanlah suatu pertanyaan yang mudah untuk dijawab. Elemen utama yang juga diperlukan untuk meningkatkan keberhasilan mengelola masa pasca perubahan adalah Trust.

Ketiga tahap dalam proses perubahan terkait erat dan keberhasilan proses perubahan memerlukan hasil optimal dari ketiga tahap secara keseluruhan. Proses perubahan tidak akan sukses dilaksanakan apabila tahap persiapannya sudah tidak jelas.

Dan yang tidak boleh terlewatkan adalah memelihara momentum perubahan. Ibarat pesawat harus segera tinggal landas ketika momentumnya sudah tiba, terlepas tujuannya dekat atau jauh, yang terpenting tujuan dan kerangka waktunya jelas. Jika terlambat,pesawat tidak akan pernah mengudara dan tidak akan sampai tujuan.