Pemula bidang SDM

Untuk Pemula bidang SDM

Sebenarnya banyak para pemula dibidang pengelolaan SDM perusahaan yang bertanya tentang apa dan bagaimana cara yang terbaik dalam mengelola SDM perusahaan karena mereka banyak yang baru ditempatkan pada bidang ini, diantaranya banyak pertanyaan seperti ini yang sering penulis temukan dalam beberapa komunitas (millis) yang membahas tentang pengelolaan SDM perusahaan, ada yang bisa dijawab ada juga yang tidak, dan dalam proses waktu banyak juga jawaban yang diberikan oleh mereka yang telah mempunyai pengalaman pada bidang itu. Namun dalam segala keterbatasan media yang digunakan, jawaban-jawaban yang disajikan bisa saja sangat jauh dari harapan mereka akan tetapi bisa saja jawaban-jawaban itu merupakan sesuatu yang berharga bagi mereka atau paling tidak mereka bisa berwacana dengan menampung banyak pertanyaan demikian juga dengan jawaban-jawabannya.

Para pemula dibidang ini tentu juga menyadari akan keterbatasan mereka dalam pengetahuan tentang pengelolaan SDM perusahaan sehingga banyak juga yang akhirnya mengalami kesulitan untuk mencerna setiap jawaban yang diberikan rekan-rekannya dalam komunitas itu. Memang banyak lembaga pelatihan yang menyediakan program pelatihan tentang pengelolaan SDM perusahaan, tetapi biasanya program pelatihan itu diberikan atau disiapkan bagi mereka yang telah benar-benar mempunyai pengetahuan atau pengalaman di bidang ini, jadi pelatihan itu hanya bersifat penambahan atau juga untuk merefresh pengetahuannya. Dengan demikian harus kita sadari bahwa belajar bidang ini tidak bisa secara instant ataupun dalam waktu yang singkat, pembelajaran pada bidang ini merupakan proses sejalan dengan aktivitas sehari-hari artinya kita akan mendapatkan pengetahuan itu dalam menjalankan kegiatan langsung berhubungan dengan karyawan.

Tidak ada manusia yang sempurna dan tak ada gading yang tak retak demikian juga dengan para pakar bidang SDM terutama yang meluangkan waktunya memberikan pengetahuan melalui millis, mempunyai keterbatasan-keterbatasan sehingga belum tentu mereka dapat memberikan solusi untuk semua masalah mengenai pengelolaan SDM pada setiap perusahaan karena setiap perusahaan mempunyai karakteristik tersendiri terutama dari sisi produksi dan daya dukung SDM yang dibutuhkan untuk menunjang produksi. Dengan demikian semua kembali kepada kita sebagai pengelola pemula dalam bidang SDM, jika ingin berhasil dalam mengelola SDM perusahaan maka harus melakukan langkah awal dengan baik karena ketika kita melakukan langkah yang salah maka akibatnya akan menyebabkan adanya ketidak percayaan karyawan kepada kita

Pertanyaannya adalah apa dan bagaimana langkah awal itu bisa diwujudkan agar mempunyai nilai maksimal, apalagi dengan kemampuan para pemula yang masih serba terbatas. Dalam tulisan ini akan dibahas mengenai langkah-langkah itu dan boleh dikatakan langkah-langkah ini didasarkan pada pengetahuan-pengetahuan yang bersifat umum sehingga akan dapat dilakukan oleh siapa saja terutama bagi mereka yang mempunyai basic pendidikan yang mendukung.

Jika kita baru ditempatkan pada bidang ini maka sebaiknya lakukan saja langkah-langkah atau kegiatan-kegiatan awal seperti dibawah ini :

1. Monitoring seluruh kegiatan atau proses operasional perusahaan mulai proses awal produksi sampai dengan penjualan dan juga hal-hal yang bersifat umum akan tetapi intinya hal-hal yang menyangkut kepersonaliaan atau kepegawaian terutama yang berkaitan dengan peraturan perusahaan (PP) atau Perjanjian Kerja Bersama (PKB)

2. Melakukan pengolahan data karyawan, langkah ini dimaksudkan untuk memperoleh data karyawan yang terkini ( up date). Perhatikan apakah semua karyawan sudah terdata secara lengkap atau belum. Format data silahkan dibuat sendiri, yang penting data mudah dibaca dalam setiap kondisi.

3. Pembuatan Job Description, langkah ini dilakukan apabila memang kita belum menemukan adanya job desc didalam perusahaan, untuk pembuatan ini kita bisa mempelajarinya melalui jaringan internet atau mengikuti pelatihannya tentu jika memungkinkan. Apabila sudah job desc tersedia maka bisa dilakukan penambahan-penambahan untuk melengkapinya.

4. Jika belum ada maka buat struktur organisasi perusahaan berdasarkan nama jabatan yang telah disusun sebagaimana pada point 2, untuk memudahkan penyusunan atau pembuatan struktur organisasi adalah dengan menyusun berdasarkan rumpun jabatan sebagai contoh dengan memilah-milah berdasarkan jabatan umum, teknis dan spesialis untuk dijadikan jabatan fungsional serta jabatan-jabatan struktural. Setelah selesai maka dengan mudah kita susun secara berjenjang pada setiap rumpunnya.

5. Pembuatan Standard Operating Procedure (SOP) untuk setiap kegiatan terutama SOP terutama yang berkaitan dengan kegiatan yang pada proses pelaksanaannya merupakan kegiatan lintas bagian. Pembuatan SOP ini sangat penting karena merupakan arah atau acuan agar terbangun sistem kerja yang baik.

Kelima langkah atau kegiatan diatas dapat dijadikan proses belajar bagi para pemula karena langkah-langkah diatas merupakan kegiatan yang bersifat umum dan tidak mempunyai dampak apapun terhadap proses kegiatan perusahaan terutama adanya resistensi dari para karyawan perusahaan. Kelima langkah tersebut memang akan banyak bersifat administratif tetapi bukan berarti bahwa entry point ke bagian HRD hanya berkutat pada kegiatan administratif saja sebagaimana yang dikeluhkan oleh beberapa tenaga baru HRD. Langkah –langkah diatas dapat dijadikan program awal dari HRD atau merupakan program jangka pendek dari HRD dan apabila kita sudah berhasil melaksanakan langkah-langkah tersebut maka program berikutnya sudah bisa direncanakan secara terstruktur.

Bagi para pemula langkah-langkah diatas akan memberikan nuansa awal kita masuk kedalam dunia SDM dan memang langkah itulah yang selalu saya lakukan ketika masuk ke sebuah perusahaan baru, langkah-langkah itu juga merupakan metode pendekatan kita kepada karyawan dalam arti kita akan mengenal karyawan lebih dekat lagi, karena dalam prosesnya kita memerlukan informasi-informasi dari mereka agar apa yang kita inginkan dapat terwujud.

Ada beberapa program besar yang pada intinya saling berkaitan satu dengan lainnya dan pada akhirnya akan merupakan sistim yang berkelanjutan adapun program itu dan harus dikerjakan lagi untuk mendukung perusahaan dari SDM yakni :

1. Sistim Remunerasi

2. Program pengembangan karyawan

3. Sistim karier

Pada tulisan ini memang saya tidak membuat detail secara keseluruhan namun pembahasan-pembahasannya bisa dilihat dari tulisan-tulisan pada blog ini, mudah-mudahan tulisan singkat ini dapat memberikan gambaran kepada pemula sehingga membantu dalam menyusun program SDM di perusahaan anda semua.