Jumat, 27 November 2009

Career Coaching

Bingungkah anda merencanakan karier anda? Selain pilihan-pilihan pekerjaan yang masih dalam “rel” karier saat ini, juga tersedia alternatif karier “lompat pagar”. Karier “lompat pagar” mungkin saja masih terkait dengan pekerjaan saat ini, tetepi mungkin pula merupakan sesuatu yang sama sekali baru bagi anda.

Kemungkinan lompat pagar yang paling sering terjadi adalah penugasan oleh organisasi tempat kita bekerja. Organisasi berkembang pesat dan tersedia posisi baru dalam jalur karier yang baru pula. Kebetulan tidak ada orang yang ada dalam organisasi yang sebelumnya berada dalam jalur karir ini. Jika anda terpilih untuk menempati posisi baru, anda telah “lompat pagar” atas penugasan organisasi.

Dalam perjalanan karier setidaknya ada empat pola inti :

- dalam organisasi yang sama dan tetap pada jalur karier

- berpindah organisasi dengan jalur karier sama

- pindah jalur karier dalam organisasi yang sama

- pindah jalur karier sekaligus pindah organisasi.

Nah, dalam situasi macam ini, jangankan membuat perencanaan karier, merumuskan tujuan karier saja terasa sulit. Kita mengenal setidaknya terdapat tiga tonggak jaman berkaitan dengan perencanaan karier yang dapat kita jadikan rujukan : “naik kereta api”, “ naik bus jarak dekat “, dan “ naik ATV di gurun pasir “.

Pada era tahun lima puluhan sampai enam puluhan, seseorang yang meniti karier dapat diibaratkan naik kereta api jarak jauh. Berangkat dalam suatu posisi yang permanen dan “duduk manis” sampai stasiun pemberhentian (pensiun). Perumusan tujuan karier cukup dilakukan sekali saja, dan berlaku untuk seumur hidup.

Di era tahun tujuh puluhan sampai delapan puluhan menapak karier ibarat naik bus jarak dekat. Penumpang dapat berangkat dari terminal pemberangkatan yang berbeda-beda dan duduk sampai mencapai terminal tujuan yang berbeda-beda. Perubahan situasi yang cepat, acap memaksa kita untuk memiliki derajat fleksibelitas tertentu. Dibutuhkan perencanaan terhadap sejumlah karier yang berbeda, tapi tujuannya harus jelas.

Bagaimana situasi karier abad keduapuluh satu ini? Kita seperti menaiki ATV (all terrain vehicle) di gurun pasir yang luas. Dengan tujuan yang tidak sepenuhnya jelas, tiada peta maupun jalan yang dapat menuntun sekaligus mengharuskan kita pada suatu track tertentu. Kita dapat berkelana sesuka hati, dengan resiko tersesat atau berputar-putar. Kita dapat terjebak pada fatamorgana yang menimbulkan kelelahan mental (mental fatique). Dinamika dunia kerja dan perubahan yang sangat cepat, menawarkan seribu pilihan dan sejuta impian. Jika kita tidak pandai-pandai membawa diri, kita bisa berkelana menjelajahi karier tanpa batasan yang jelas. Inilah tantangan perencanaan karier bagi kita pada saat ini.

Menghadapi situasi semacam ini, alangkah baik jika mempunyai “cermin”. Cermin yang dapat memantulkan minat dan potensi kita, yang akan memandu merumuskan karier kita. Career Coaching!

Coaching memang berbeda dengan konseling (counseling). Konseling lebih berorientasi pada masa lalu dan lebih banyak membahas masalah pribadi sementara coaching lebih berorientasi kepada peningkatan performansi dan masa depan. Secara umum tujuan coaching dalam lingkungan kerja adalah peningkatan kemampuan. Caranya? “mengubah” situasi kerja menjadi situasi pembelajaran, terencana dan di bawah bimbingan yang tepat.

Dalam career coaching, seorang coach akan memandu anda untuk menggali segala fakta dalam diri anda yang terkait dengan karier. Bagaimana persepsi anda mengenai karier anda sekarang, tugas yang disukai, minat, cita-cita, lingkungan keluarga dan berbagai hal lain yang terkait dengan pengembangan karier.

Semua yang anda ceritakan akan “ditampung” dan diungkapkan kembali kepada anda secara sistematis. Kemudian anda diajak untuk merumuskan hasil yang akan dicapai, menggali peluang-peluang yang ada, merumuskan tindakan yang akan dilakukan, mangatasi serta hambatannya. Diharapkan anda lebih mempunyai insight terhadap karier anda dan dapat merumuskan tujuan karier, serta upaya pencapaiannya. Jadi apa yang telah dirumuskan bukanlah nasehat dari coach, tetapi merupakan refleksi dari keinginan, pendapat, cara pandang anda mengenai diri dan lingkungan anda yang terkait dengan pengembangan karier anda.

Minggu, 22 November 2009

Perencanaan Karier

Ketika perusahaan ingin mendapat masukan mengenai mulai turunnya motivasi karyawan maka pihak perusahaan mencoba mengetahuinya dengan membagikan daftar pertanyaan atau questioner, dalam questioner tersebut pihak perusahaan memberikan pertanyaan seputar kegiatan dan ekspektasi karyawan terhadap perusahaan. Selama ini perusahaan telah berupaya terus menerus untuk meningkatkan kesejahteraan karyawan, namun peningkatan kesejahteraan ini tidak serta merta meningkatkan motivasi para karyawan, sepertinya mereka tidak tergerak untuk meningkatkan kinerja mereka. Dari jawaban yang mereka tuliskan, terungkap sebuah harapan dari para karyawan, bahwa mereka mendambakan sebuah penghargaan berupa kejelasan akan masa depan mereka di dalam perusahaan. Hal tersebut sangat berkaitan erat dengan penjelasan bahwa ketika seseorang memutuskan untuk memasuki dan berada di dalam sebuah perusahaan, tentunya dengan seperangkat aspirasi,minat,kemampuan dan potensinya dengan tujuan terpenuhinya segala kebutuhan terutama kebutuhan hidupnya. Sementara perusahaan sebagai organisasi mempunyai tujuan,sasaran,struktur organisasi, dan kesempatan untuk berkembang.

Tulisan diatas menyiratkan kepada kita, bahwa kebutuhan karyawan tidaklah sepenuhnya berupa materi, mereka juga membutuhkan sebuah penghargaan ketika mereka dengan segala kemampuannya berhasil memberikan kontribusi kepada perusahaan, tentunya setiap kontribusi yang diberikan akan meningkatkan kemampuan perusahaan dalam bersaing bahkan dapat unggul dari perusahaan lainnya, tentu ini sebuah prestasi bagi karyawan tersebut, tetapi ketika itu terjadi apa yang akan mereka dapatkan jika mereka terus bertahan dan berprestasi di dalam perusahaan.

Ada tujuan perusahaan ada juga tujuan karyawannya, antara kedua tujuan tersebut di atas seyogyanya berinteraksi sehingga terjadi proses penyesuaian, yang akan menimbulkan kepuasan dalam bekerja bagi karyawan,sedangkan bagi perusahaan ketika sasaran yang ingin dicapai dapat terealisasi yaitu proses kegiatan perusahaan berjalan effektif dan perusahaan mengalami kemajuan, maka sewajarnya terjadi kesesuaian (matching) satu sama lain agar tujuan masing-masing dapat tercapai. Itulah gambaran ideal hubungan antara tujuan perusahaan dengan tujuan karyawan. Persoalannya adalah bagaimana bentuk dari proses penyesuaian ini dan salah satu yang kemudian dikembangkan adalah dengan membuat proses perjalanan kerja bagi karyawan didalam perusahaan yang kemudian kita sebut sebagai Karier karyawan. Dengan demikian yang perlu dibuat oleh perusahaan adalah pola atau system karier sementara karyawan harus mampu membuat Perencanaan karier .

Pengertian dari perencanaan karier sering membuat orang bingung, karena istilah ini selalu dikaitkan bahwa yang menyiapkan perencanaan karier adalah perusahaan, padahal perencanaan karier sangat tergantung dari karyawan itu sendiri, merekalah sebenarnya yang tahu mau kemana besok dan mau jadi apa, sementara perusahaan hanya wajib memfasilitasinya agar perencanaan karier sesorang dapat terwujud di dalam perusahaan. Sebagai ilustrasi saja, dapat dijelaskan bahwa perusahaan membuat banyak jalan dengan berbagai tujuan dan sementara itu karyawan dipersilahkan untuk memilih tujuan dan jalan masing-masing, dan apakah karyawan dapat mencapai tujuannya, yang mungkin merupakan cita-citanya, tentu sangat tergantung dari karyawan itu sendiri untuk membuat prestasi. Dan sebagai tambahan kita bisa melihat tabel dibawah ini :

Pola karier

Perencanaan karir

- Kebutuhan masa depan

- Jenjang karir

- Penelaahan potensi individu

- Mengkaitkan kebutuhan/kesempatan dengan keinginan/kebutuhan individu

- Koordinasi dan audit sistim karir

- Pengenalan diri : kemampuan dan minat-minat

- Membuat sasaran : hidup dan kerja

- Perencanaan untuk mencapai sasaran

- Alternatif-alternatif di dalam atau diluar organisasi

- Jenjang karir, di dalam atau di luar organisasi

Dengan adanya pola atau system karier yang jelas maka setiap karyawan sudah dapat merencanakan kariernya dari awal sampai nanti ketika akan menjalani pensiun, tentu bagi karyawan yang berprestasi akan lebih cepat mendapatkan tujuan kariernya, dibandingkan mereka yang biasa-biasa saja. Hal ini juga sesuai dengan apa yang dikemukan oleh pakar SDM yaitu Mondy, menurut beliau melalui perencanaan karir, setiap individu mengevaluasi kemampuan dan minatnya sendiri, mempertimbangkan kesempatan karir alternatif, menyusun tujuan karir, dan merencanakan aktivitas-aktivitas pengembangan praktis. Fokus utama dalam perencanaan karir haruslah sesuai antara tujuan pribadi dan kesempatan-kesempatan yang secara realistis tersedia.

Tidak semua orang mampu merencanakan dan merealisasikan kariernya, tentunya dengan berbagai alasan, untuk itu tindakan apa yang harus dilakukan agar terus mampu berkarier, para eksekutif yang berhasil tidak mengandalkan orang lain untuk mengelola karir mereka. Mereka lebih mengutamakan kerja keras dan kemampuan dalam meraih kesempatan. Senada dengan ini, kemandegan karir seseorang sering disebabkan oleh kepasifan orang tersebut dalam mengelola karirnya. Jika Anda merasa dikecewakan perusahaan karena telah bertahun-tahun bekerja, sementara promosi atau peningkatan karir tidak kunjung datang, Anda perlu lebih aktif memanajemeni karir melalui tiga tindakan berikut ini.

Pertama, menganalisis dan meningkatkan kompetensi Anda.

Kompetensi di sini berarti mempunyai kemampuan dan sikap yang matang, bukan hanya mempunyai masa kerja yang paling lama. Misalnya, Anda seorang supervisor yang telah menduduki posisi tersebut bertahun-tahun dan tidak juga naik jabatan atau pangkat. Anda perlu introspeksi diri: apakah Anda telah berfungsi sebagai supervisor yang baik? Apakah Anda mempunyai kemampuan teknis dalam bidang anda, mampu memimpin bawahan serta mengambil keputusan secara tepat? Apakah sikap anda menunjukkan sikap seorang pemimpin yaitu penuh inisiatif, dapat menjadi teladan dan dapat bekerjasama dengan baik?

Kedua, mengembangkan diri ke arah pemilikan persyaratan jabatan yang diinginkan.

Seorang karyawan yang mampu melaksanakan tugas-tugasnya saat ini belum dapat dipastikan bahwa ia akan berhasil menangani pekerjaannya mendatang. Oleh karena itu, agar muncul sebagai karyawan yang berpotensi dipromosikan ia harus mengembangkan diri untuk dapat memiliki persyaratan tersebut. Seseorang dapat meningkatkan diri melalui pelatihan, bahan bacaan maupun dengan mempelajari pengalaman orang-orang sekitarnya yang telah berhasil. Jika memungkinkan ia dapat secara langsung belajar dari atasannya (mentoring) teknik-teknik yang ingin ia kembangkan. Jadi, bila Anda ingin meraih posisi tertentu, Anda harus menjadi orang yang paling siap menduduki posisi tersebut karena dengan demikian atasan Anda akan melihat bahwa Andalah orang yang paling tepat untuk dipromosikan.

Ketiga, menciptakan nilai tambah (plus) untuk memperlancar jalan ke posisi yang diinginkan.

DR. Schwartz (The Magic of Thinking Big) menyatakan bahwa salah satu rahasia keberhasilan adalah kebiasaan bertindak sebagai pengambil inisiatif atau sukarelawan. Misalnya: seorang wiraniaga sebuah perusahaan farmasi menemukan kelemahan perusahaannya yaitu tidak mempunyai data-data tentang konsumen pengguna obat. Ia kemudian membicarakan perlunya penelitian tentang pasar kepada semua orang. Mula-mula ia tidak didengar, tetapi ia benar-benar terobsesi oleh gagasannya sehingga memberanikan diri menemui pimpinan perusahaan. Ia minta ijin untuk menyiapkan laporan bulanan tentang fakta-fakta pemasaran obat dari berbagai sumber. Wiraniaga ini terus melakukan hal tersebut sampai akhirnya manajemen dan wiraniaga lain merasa benar-benar tertarik. Setahun kemudian ia memulai penelitian pasar dan dibebaskan dari tugas-tugas rutin. Lima tahun berikutnya sang wiraniaga menjadi direktur penelitian pasar di perusahaan menengah tersebut.

Perusahaan dapat memfasilitasi agar karir Anda berjalan dengan baik, tetapi Andalah yang menentukan kelancaran karir Anda.

Kamis, 12 November 2009

Job Tender

Ketika mulai bekerja disebuah perusahaan manufaktur dan diberi tugas mengelola personil, maka seperti biasa, yang pertama menjadi perhatian adalah tingkat disiplin karyawan, hal ini dilakukan agar kita mendapat input dalam proses pengelolaan personil. Dari data yang ada, selain tingkat disiplin, dapat terlihat juga tingkat turn over yang menurut pengamatan sangat tinggi sekali. Turn over yang tinggi memperlihatkan ada sesuatu yang harus dibenahi atau paling tidak kita dapat mengevaluasi penyebabnya, sehingga kita dapat membuat yang solusi yang tepat, dalam menurunkan turn over ini. Dari hasil evaluasi mengenai turn over ini, terlihat jelas bahwa yang paling tinggi, terjadi pada jabatan tertentu saja, hal ini disebabkan juga karena ketatnya persaingan pada industri yang sama, sehingga kecenderungan orang untuk “lompat pagar” akan jadi tinggi. Ada beberapa solusi, untuk hal ini yaitu bagaimana kita mampu mengembangkan SDM yang ada kemudian melakukan Job Tender. Jika kegiatan merupakan sesuatu yang asing atau belum pernah kita ketahui sebelumnya maka untuk lebih jelasnya, mari kita tinjau bahasan mengenai Job Tender itu.

Bagi banyak perusahaan baik itu yang dikelola swasta maupun yang dikelola oleh Negara seperti Badan Usaha Milik Negara (BUMN), akan banyak mengalami tuntutan perubahan baik internal maupun eksternal dalam rangka mengantisipasi adanya perubahan yang cepat dari lingkungan, misalnya yang berkaitan dengan teknologi Informatika dan jasa yang hampir dapat dikatakan selalu berubah dengan berjalannya waktu, dengan demikian perusahaan juga perlu untuk mengantispasinya dengan menyesuaikan kebutuhan akan Sumber Daya Manusia yang andal, sesuai bidang masing-masing.

Salah satu cara untuk mengisi kebutuhan akan Sumber Daya Manusia yang andal dan perlu dibudayakan dalam perusahaan adalah melakukan rekrutmen internal dibandingkan dengan rekrutmen eksternal dalam pengisian posisi-posisi kosong. Seringkali,pengertian mengenai rekrutmen internal dikacaukan dengan staffing internal yang juga meliputi : promosi,tranfer, dan demosi. Keputusan-keputusan sehubungan kegiatan staffing internal tersebut sering dibuat tanpa ada partisipasi aktif dan sukarela dari para karyawan. Sebaliknya,rekrutmen internal selalu melibatkan partisipasi aktif dan sukarela dari para karyawan.

Salah satu kreativitas dalam rekrutmen internal adalah Job Tender, jabatan yang ada di”tender”kan diantara para karyawan sehingga bersifat transparan dan merujuk pada fairness principle dalam pengelolaan SDM. Para kandidat yang tersaring dipanggil menghadap panelis untuk dinilai.

Dalam dunia rekrutmen internal,langkah mirip seperti ini dikenal dengan istilah Job Posting Program,sebagai salah satu cara untuk melakukan rekrutmen internal. Sebagai bagian dari proses rekrutmen internal Job Posting Program menginformasikan kepada karyawan mengenai adanya Job Opening yang belum terisi serta kualifikasinya. Pengumuman tersebut mengundang karyawan memiliki kualitas yang dibutuhkan untuk mendaftar. Kualifikasi dan berbagai persyaratan yang dicantumkan biasanya diturunkan dari informasi analisis jabatan. Dan melalui nominasi diri sendiri atau rekomendasi dari atasan,karyawan yang tertarik dengan kesempatan tersebut melaporkan diri kepada departemen SDM dan mendaftarkan diri.

Tujuan dari Job Posting adalah mendorong karyawan untuk mencari kesempatan promosi dan transfer yang akan membantu departemen SDM memenuhi kebutuhan internal organisasi. Dari sisi karyawan,akan memberikan kesempatan bagi mereka untuk mencari pekerjaan yang lebih memberikan kepuasan atau lebih dapat memenuhi tujuan pribadi mereka.

Dalam pelaksanaannya, rekrutmen internal ini memiliki unsur-unsur positif bagi organisasi,tetapi juga dapat menimbulkan dampak negatif. Oleh karena itu,biasanya penggunaan rekrutmen internal digabungkan dengan rekrutmen eksternal.

Melalui rekrutmen internal,organisasi mendapatkan keuntungan karena memiliki pengetahuan yang luas mengenai kekuatan dan kelemahan kandidat. Dengan menggunakan pengetahuan tersebut,organisasi akan memiliki keyakinan yang lebih besar terhadap kemampuan karyawan dalam mendukung tercapainya sukses di masa mendatang.

Kandidat memiliki pengetahuan yang cukup tentang kegiatan dan budaya organisasi sehingga proses orientasinya relatif lebih mudah dan lebih cepat dijalankan.

Moral dan motivasi karyawan akan meningkat karena mereka melihat bahwa organisasi/perusahaan memberikan perhatian “lebih”,terutama dalam kaitannya pada peningkatan karier. Disamping itu,hubungan antara employer dan employee akan lebih didasarkan pada trust.

Dari segi ekonomi,rekrutmen internal akan menghemat biaya rekrutmen dan dapat meningkatkan return on investment organisasi dengan adanya pemamfaatan kemampuan SDM yang dimiliki secara optimal.

Sisi negatif dari rekrutmen internal adalah karyawan dapat saja dipromosikan pada posisi yang sebenarnya melebihi kemampuan yang dimilikinya,sehingga kinerja yang diharapkan meningkat tidak terjadi. Selain itu, karyawan yang gagal dalam rekrutmen internal ini bisa saja menurun motivasinya kerjanya.

Job Tender bermaksud meniupkan angin keterbukaan dan semangat berkompetisi dalam suasana fair. Tetapi harus diciptakan prakondisi psikologis bahwa “kekalahan” adalah hal yang biasa. Persiapan psikologis ini perlu agar tidak menjadi bumerang bagi organisasi karena menurunnya motivasi calon yang gagal. Perlu diwaspadai pula bahwa dalam penilaian secara panel dapat timbul bias karena penilaian yang bersifat “sesaat”. Kemampuan melakukan presentasi jadi sangat menentukan,padahal belum tentu mencerminkan kemampuan yang sebenarnya.

Langkah-langkah evaluasi perlu dilakukan. Evaluasi kualitas rekrutmen internal tidak hanya difokuskan pada derajat partisipasi yang ditunjukkan oleh para karyawan dan pada mutu karyawan yang berpartipasi,tetapi juga aspek-aspek lain yang berpengaruh dalam keseluruhan proses. Selain itu, pengaruh rekrutmen internal terhadap moral karyawan juga harus dianalisis,meskipun hal ini sulit dideteksi dan perlu waktu yang relatif agak lama.

Tujuan utama diadakannya evaluasi ini tidak cuma untuk mengukur mutu metodenya saja,tetapi juga untuk meningkatkan keterlibatan para karyawan. Diharapkan hal ini dapat menumbuhkan perasaan memiliki organisasi dan perasaan bahwa mereka adalah bagian dari organisasi. Juga,evaluasi rekrutmen internal ini diharapkan dapat meningkatkan kepedulian para karyawan terhadap sistem manajemen yang ada dan bagaimana memperbaikinya.

Hasil evaluasi dapat digunakan sebagai masukan bagi perbaikan metode ini secara berkesinambungan,yang akan membawa ke tingkat akurasi yang makin tinggi dan manfaat yang lebih besar bagi organisasi.

Kesimpulan akhir dari bahasan ini adalah bahwa kita tidak akan pernah menemukan suatu sistem yang sempurna, selalu akan ada sisi positif dan negatifnya, namun jika kita berani mencobanya, kita akan tahu dan akan menemukan cara untuk meminimalkan sisi negatif dan berjalan menuju arah untuk mendekati sempurna atau dalam keseharian kita, disebut perbaikan yang berkelanjutan (Process Improvement).